Einleitung

Dieses Dokument gibt Ihnen als Mitglied der Maschinenraum GmbH (nachfolgend „Maschinenraum“) Informationen über die Verarbeitung Ihrer personenbezogener Daten.

Diese Datenschutzhinweise können auch unter LINK abgerufen werden.

Definition

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die der Maschinenraum Ihnen zuordnen kann. Hierzu zählen auch diejenigen Informationen, die Ihnen nur indirekt, etwa mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten oder zu einer Online-Kennung zugeordnet werden können. Als identifizierbar wird auch eine Person angesehen, die anhand von einem oder mehreren besonderen Merkmalen identifiziert werden kann, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind..

Übersicht

Diese Datenschutzhinweise verfügen über einen allgemeinen Teil, in dem allgemeine Informationen über die Verarbeitung von personenbezogenen Daten durch Maschinenraum mitgeteilt werden. In diesem werden Sie auch über Ihre Rechte informiert. Darüber hinaus erfolgen in den folgenden Abschnitten Informationen über die einzelnen datenverarbeitenden Verfahren, die Sie betreffen können.

Allgemeine Hinweise 

Kontaktdaten des Verantwortlichen 

Maschinenraum GmbH 
Zionskirchstraße 73A 
10119 Berlin
Telefon: +49 (0) 30 27 57 13 111
E-Mail: hello@maschinenraum.io

Kontaktdaten Datenschutzbeauftragter

2B Advice GmbH
Joseph-Schumpeter-Allee 25
53227 Bonn
E-Mail: ext-dsb@2b-advice.com

Ihre Rechte

Sie haben das Recht, über die personenbezogenen Daten, die über Sie gespeichert wurden, auf Antrag unentgeltlich Auskunft zu erhalten. Zusätzlich haben Sie das Recht, auf Berichtigung unrichtiger Daten, die Einschränkung der Verarbeitung von zu umfangreich verarbeiteten Daten und die Löschung von unrechtmäßig verarbeiteten bzw. zu lange gespeicherten personenbezogenen Daten (soweit dem keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht). Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen die Datenschutz-Grundverordnung verstößt.

Soweit Sie gegen einzelne Verfahren auch ein Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung haben, wird dies im Rahmen der Beschreibung der einzelnen Verfahren behandelt. Sofern die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf einer Einwilligung beruht, haben Sie das Recht, diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen, zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine E-Mail an security@maschinenraum.io.

Pflicht zur Bereitstellung personenbezogener Daten

Die Bereitstellung personenbezogener Daten ist teilweise gesetzlich oder vertraglich vorgeschrieben beziehungsweise für den Abschluss und die Durchführung eines Vertrages erforderlich. Ohne die Bereitstellung dieser personenbezogenen Daten kann eine Teilnahme an Veranstaltungen, die Durchführung vertraglicher Leistungen oder eine entsprechende Kommunikation gegebenenfalls nicht oder nur eingeschränkt erfolgen.

Automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne des Art. 22 DSGVO, einschließlich Profiling, findet nicht statt.

Weitergabe der Daten an Dritte

Wir geben Ihre Daten im üblichen Geschäftsgang nicht an Dritte weiter, sofern in diesen Datenschutzhinweisen nichts anderes geregelt ist. Ihre Daten werden durch den Maschinenraum elektronisch verarbeitet. Maschinenraum betreibt seine IT-Systeme eigenständig und nutzt hierfür ausgewählte externe Dienstleister. Zur technischen Betreuung, Wartung und Administration der IT-Infrastruktur setzt Maschinenraum externe IT-Dienstleister ein, insbesondere: LOROP IT, Berlin, als IT-Dienstleister für Support, Administration und Wartung. Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt ausschließlich im Auftrag und nach Weisung von Maschinenraum auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

Im Rahmen von Lizenz- und Wartungsverträgen mit weiteren Softwareanbietern oder im Rahmen der Hilfe durch externe IT-Dienstleister, können diese in Einzelfällen mit Ihren personenbezogenen Daten in Berührung kommen. Die externen Dienstleister sind jedoch vertraglich zu einem besonders sensiblen Umgang mit Ihren Daten verpflichtet. Die Verträge verbieten diesen zudem, Ihre Daten für eigene Zwecke zu verwenden.

Ihre Zahlungsdaten werden, je nach dem von Ihnen ausgewählten Zahlungsmittel, an den entsprechenden Zahlungsdienstleister übermittelt. Die Verantwortung für Ihre Zahlungsdaten trägt der Zahlungsdienstleister. Jegliche Datenübermittlung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Dieser Erlaubnistatbestand gestattet die Verarbeitung von personenbezogenen Daten in unserem „berechtigten Interesse", soweit nicht Ihre Grundrechte, Grundfreiheiten oder Interessen an der Unterlassung der Datenverarbeitung überwiegen. Unser berechtigtes Interesse besteht darin, dass externe Dienstleister viele Aufgaben effektiver, schneller und besser erledigen können als wir selbst. Sollten Sie weitere Fragen zu den einzelnen Empfängern haben, kontaktieren Sie uns unter security@maschinenraum.io.

Im Rahmen von Lizenz- und Wartungsverträgen mit weiteren Softwareanbietern oder im Rahmen der Hilfe durch externe IT-Dienstleister, können diese in Einzelfällen mit Ihren personenbezogenen Daten in Berührung kommen. Die externen Dienstleister sind jedoch vertraglich zur Einhaltung der notwendigen Anforderungen aus dem Datenschutz verpflichtet. Die Verträge verbieten zudem, Ihre Daten für eigene Zwecke zu verwenden.

Datenübermittlung in Drittländer

Sofern eine Übermittlung personenbezogener Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) erfolgt, geschieht dies unter Einhaltung der Vorgaben der Europäischen Kommission. Liegt keine Angemessenheitsentscheidung der Europäischen Kommission gemäß Art. 45 DSGVO vor, übermittelt Maschinenraum personenbezogene Daten in Drittländer nur vorbehaltlich geeigneter Garantien.

Personenbezogene Daten werden an Empfänger in Drittländern ohne angemessenes Datenschutzniveau nur dann übermittelt, wenn der jeweilige Empfänger die EU-Standardvertragsklauseln mit Maschinenraum abgeschlossen hat.

Folgende Verarbeitungen können derzeit in Drittländern (z. B. USA) stattfinden: Vertragsdurchführung (z. B. Google Workspace, Salesforce, Hivebrite).

Informationen zu dem Verfahren „Vertragsdurchführung“ 

Beschreibung und Zweckbestimmung des Verfahrens 

Zum Abschluss und zur Durchführung der Mitgliedschaft verarbeitet der Maschinenraum personenbezogene Daten der Mitgliedsunternehmen sowie der bei diesen beschäftigten Mitarbeitenden. Hierzu gehören insbesondere Kontaktinformationen wie Vor- und Nachname, Jobbezeichnung, Telefonnummer, E-Mail-Adresse sowie Fach- und Interessensbereiche. Sofern vom Mitglied freiwillig angegeben, kann zudem der Geburtstag einzelner relevanter Mitarbeitender verarbeitet werden.

Im Rahmen bestimmter Maschinenraum-Austauschformate können Einladungen bewusst offen gestaltet werden. In diesen Fällen sind die Namen und E-Mail-Adressen der teilnehmenden Mitarbeitenden der Maschinenraum-Mitgliedsunternehmen innerhalb der jeweiligen Teilnehmergruppe sichtbar. Dies dient der Vernetzung und der gewünschten Kontaktaufnahme ausschließlich zwischen den Mitgliedsunternehmen.

Zu den vertraglichen Leistungen im Rahmen und für die Dauer der Mitgliedschaft gehört zudem die Kommunikation mit den Mitgliedern, insbesondere die Zusendung von Informationen zu weiteren Maschinenraum-Leistungen sowie Einladungen zu Maschinenraum-Veranstaltungen. In diesem Zusammenhang speichern wir Informationen über Teilnahmen an Formaten, Registrierungen über Formulare sowie Interessensgebiete. Diese Daten werden auch im Maschinenraum-Registrierungssystem Envoy verarbeitet.

Soweit dies zur eindeutigen Identifikation von Mitarbeitenden der Mitgliedsunternehmen erforderlich ist, erfolgt eine Verarbeitung der vorstehend genannten Daten auf Grundlage des berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse besteht in der sicheren und eindeutigen Zuordnung von Mitgliedern und teilnehmenden Personen im Rahmen der Mitgliedschaft.

Personenbezogene Daten, die Nutzer über die Website des Maschinenraums bereitstellen (z. B. über Formulare oder bei der Anmeldung zu Veranstaltungen), werden in der Salesforce Sales Cloud (salesforce.com Germany GmbH, Erika-Mann-Str. 31, 80636 München) verarbeitet. Die Speicherung erfolgt derzeit auf Servern innerhalb der Europäischen Union, insbesondere in Deutschland und Frankreich, und dient der Organisation der Mitgliedschaft sowie dem Versand mitgliedschaftsbezogener Informationen und Einladungen.

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten in der Salesforce Sales Cloud sowie in Salesforce Pardot erfolgt ausschließlich durch den Maschinenraum. Eine Veräußerung der personenbezogenen Daten an Dritte findet nicht statt.

Die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Nutzung der Salesforce Sales Cloud und von Salesforce Pardot erfolgt – soweit sie der Verwaltung der Mitgliedschaft, der Kommunikation mit Mitgliedern sowie der Organisation von Events dient – auf Grundlage des berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Soweit eine darüberhinausgehende Verarbeitung erfolgt, insbesondere für den Versand von Newslettern, beruht diese auf einer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen des Abschlusses zur Mitgliedschaft oder eines anderen Vertrages erfolgt auf Basis von Art. 6 (1) b) DSGVO. Dieser Erlaubnistatbestand gestattet die Verarbeitung von personenbezogenen Daten, soweit es zur Durchführung eines Vertrags erforderlich ist.

Dauer der Datenspeicherung

Die im Rahmen des vorliegend beschriebenen Verfahrens verarbeiteten personenbezogenen Daten werden grundsätzlich mit Beendigung der Mitgliedschaft gelöscht, wenn diese nicht gemäß den handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen aus § 147 Abgabenordnung und § 257 Handelsgesetzbuch 10 Jahre bis zum Ablauf des Vertrages aufbewahrt werden müssen. An Stelle einer Löschung können Daten auch vollständig anonymisiert für weitere Analysen gespeichert werden.

Informationen zu dem Verfahren „Online Plattform app.Maschinenraum.io/ Registrierung“

Beschreibung und Zweckbestimmung des Verfahrens

Für jedes angemeldete Mitglied wird ein Zugang („Konto") für die Maschinenraum-Onlineplattform, zugänglich unter mein.maschinenraum.io, bzw. für die dazugehörige App „Maschinenraum Community", zugänglich über den Google Play Store oder den Apple Store, (gehostet durch Hivebrite | KIT UNITED, 44 rue la fayette, 75009 Paris, Frankreich) angelegt. Nach der Anlage erhalten die im Maschinenraum aktiven Mitarbeitenden des Mitgliedsunternehmens eine Einladung zur APP-Installation bzw. WEB-Anwendung und können nach erfolgreicher Registrierung (und Installation der App) dort Passwort, Organisation, Expertisen, Einstellungen für Benachrichtigungen sowie Bild (optional) ergänzen. Die Maschinenraum-Onlineplattform dient beispielsweise zur Kommunikation und Vernetzung von Mitgliedern untereinander. Weiterhin informiert sie regelmäßig über verschiedene übergreifende Themen, wie anstehende Austauschformate, Trainings, Workshops oder auch allgemeine News.

Das Mitglied startet über eine URL die WEB-Anwendung oder lädt sich aus dem entsprechenden App-Store die Maschinenraum-Mitglieder-App auf ein Endgerät und kann über die Anmeldung mit den entsprechenden Kontodaten die Funktionen der Online-Plattform nutzen.

Die Datenverarbeitung der Cloud-Services findet in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union statt. Teile der Verarbeitung können jedoch über Rechenzentren in den USA verarbeitet werden und/oder es ist US-amerikanischen Ermittlungsbehörden auf Basis der bestehenden US-Gesetze möglich, auf diese zuzugreifen. KIT UNITED wendet gem. DS-GVO Art 45 die EU Standardvertragsklauseln an und hat, ggfs., entsprechende Kritikalität nach Einzelfallprüfung vorausgesetzt, zusätzliche Maßnahmen mit den Anbietern vertraglich vereinbart. Bitte beachten Sie die Datenschutzerklärung der Maschinenraum APP unter mein.maschinenraum.io.

Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen des Abschlusses zur Mitgliedschaft oder eines anderen Vertrages erfolgt auf Basis von Art. 6 (1) b) DSGVO. Dieser Erlaubnistatbestand gestattet die Verarbeitung von personenbezogenen Daten, soweit es zur Durchführung eines Vertrags erforderlich ist.

Dauer der Datenspeicherung

Nach Beendigung der Laufzeit und ggfs. Erfüllung aller Pflichten aus Lieferung und Leistung Ihrer Mitgliedschaft wird Ihr Benutzerkonto und alle zugehörigen Daten auf der Online-Plattform gelöscht.

Informationen zu dem Verfahren „Videoüberwachung“

Beschreibung und Zweckbestimmung des Verfahrens

Der Maschinenraum hat im Eingangsbereich und an entsprechend gekennzeichneten Stellen auf dem Gelände des Maschinenraums Videokameras angebracht. Diese werden entsprechend den Vorgaben des §4 BDSG datenschutzkonform betrieben.

Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten im Rahmen der Videoüberwachung erfolgt auf Basis von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Dieser Erlaubnistatbestand gestattet die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen des „berechtigten Interesses" von Maschinenraum, soweit nicht Ihre Grundrechte, Grundfreiheiten oder Interessen des Berechtigten an der Unterlassung der Datenverarbeitung überwiegen. Unser berechtigtes Interesse besteht darin, den Zutritt des Gebäudes zu überwachen und so die Sicherheit der Mitglieder und der Angestellten zu gewährleisten und Einbruch und Diebstahl zu verhindern. Sie können dieser Datenverarbeitung jederzeit widersprechen, wenn Gründe vorliegen, die in Ihrer besonderen Situation bestehen und die gegen die Datenverarbeitung sprechen. Hierzu genügt eine E-Mail an hello@maschinenraum.io.

Dauer der Datenspeicherung

Die Daten werden grundsätzlich rollierend spätestens nach 14 Werktagen gelöscht. Ausgenommen hiervon sind Aufnahmen, die zum weiteren Zweck einer Aufklärung von Vorfällen genutzt oder vorgehalten werden müssen - nach Erfüllung dieses Zweckes werden auch diese unverzüglich gelöscht.

Änderung der Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung ist aktuell gültig und hat den Stand Januar 2026.

Durch die Weiterentwicklung unserer Webseite und Angebote darüber oder aufgrund geänderter gesetzlicher bzw. behördlicher Vorgaben kann es notwendig werden, diese Datenschutzerklärung zu ändern. Die jeweils aktuelle Datenschutzerklärung kann jederzeit auf der Webseite unter www.maschinenraum.io/de/mitgliedschaft-datenschutzhinweise abgerufen und ausgedruckt werden.

Bei Abweichungen in der Übersetzung gilt die deutsche Version.

Stand: Januar 2026